关于执行新版〈职业健康安全管理体系认证规则〉的客户告知书

尊敬的获证组织：

新版《职业健康安全管理体系认证规则》（CNCA-OHSMS-01:2026，以下简称《规则》）将自2026年3月1日起实施，原旧版职业健康安全管理体系认证规则同步废止。新版规则是认证机构与获证组织开展认证活动的法定依据，为帮助贵组织精准把握规则变化，现将与贵组织密切相关的要求整理如下，敬请细致阅知并落实:

一、主要变化内容摘要

（一）认证申请阶段

1. 认证申请条件（《规则》5.1.2）

提出认证申请时，认证委托人应具备以下条件：

1. 取得合法主体资格，并处于有效期内；
2. 取得相关法律法规规定的行政许可（适用时），并处于有效期内；
3. 已按认证标准建立OHSMS，且运行满三个月；
4. 因获证组织自身原因被原发证机构暂停、注销或撤销OHSMS认证证书已满一年（适用时）;
5. 原OHSMS认证证书发证机构被国家认监委撤销OHSMS认证资质已满三个月（适用时）;
6. 当前未被行政监管部门责令停产停业整顿；
7. 当前未列入“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”发布的严重违法失信名单，未被应急管理部门列入安全生产严重失信主体名单；
8. 一年内未发生重大生产安全事故；

注：事故等级划分依据《生产安全事故报告和调查处理条例》。

8. 拟认证的OHSMS范围所覆盖的活动符合相关OH&S法律法规要求，不存在故意的和持续的违法行为；
9. 其他应具备的条件。

认证委托人应主动遵守OHSMS相关法律法规，申请OHSMS认证范围内的活动不得存在故意的和持续的违法行为；认证委托人在申请认证前应开展自身合规性评价，排查不合规行为。故意和持续违法，指组织主观意愿和行动上的明知故犯、屡教不改，以OH&S相关行政监管部门出具的法律文书为准，具体示例如下：

1. 行政监管部门出具的《行政处罚决定书》中明确注明：认证委托人属于故意违法，或未按《责令整改通知书》规定时限整改；
2. 针对同一类OH&S违法问题，认证委托人12个月内受到两次（含）以上行政处罚。（《规则》5.1.2释义7）

2. 认证申请需提交的信息和文件资料（《规则》5.1.3）

认证申请需提交的信息和文件资料中，特别需注意以下资料的提交：

1. 申请认证范围所涉及的OH&S法律法规要求的行政许可文件、资质证书等；
2. OHSMS运行满三个月的证据；
3. 一年内所发生的生产安全事故、职业病情况及与OH&S相关的行政处罚以及整改情况（适用时）。

（二）认证合同签署、费用支付及相关责任（《规则》5.3）

明确认证费用支付要求及认证委托人/申请组织的额外责任：

1. 合同签署和费用支付（《规则》5.3.1）

皇冠认证检验股份有限公司（以下简称“皇冠认证”）应与每个认证委托人（即申请认证的组织）签订具有法律效力的认证合同。认证委托人应向皇冠认证直接支付认证费用，不得通过第三方支付。认证委托人的上级单位（如所属集团公司、事业单位、社会团体或机关）或下级单位向皇冠认证支付费用，属于可接受形式。

2. 认证委托人应承担的法律责任（《规则》5.3.3、5.3.4）

认证委托人应遵守认证程序要求，如实提供相关材料和信息，配合认证行政监管部门的监督检查，及时向皇冠认证通报OHSMS及认证申请条件的变更情况，并承担因所选认证机构资质被撤销而导致认证活动终止、认证证书无法使用的风险。

（三）审核安排要求（《规则》5.4.1.4，5.4.5.2，5.5.1，5.6.1, 5.7.2，5.8.2，5.9.2）

1. 认证审核应在认证委托人现场实施，包括初次认证审核及认证周期内每年度的监督审核、再认证审核和特殊审核。（《规则》5.5.1）
2. 现场审核应在认证委托人生产或服务正常运行时进行。（《规则》5.4.5.2）
3. 初次认证审核：应分为两个阶段实施，即第一阶段审核和第二阶段审核。两个阶段审核时间间隔最短不低于5日，最长不超过6个月。（《规则》5.6.1）
4. 监督审核：初次认证及再认证后的第一次监督审核，应在认证证书签发之日起12个月内进行；此后，监督审核间隔不超过12个月，第二次监督审核应在证书签发之日起24个月内进行。每次监督审核应尽可能覆盖认证范围内的主要危险源、OH&S风险及所涉及的典型过程/活动、产品和服务，确保认证证书有效期内的监督审核覆盖全部上述内容。（《规则》5.4.1.4、5.4.1释义、5.7.2）
5. 再认证审核：应在获证组织现场进行，并在认证证书到期前完成。无法在证书到期前完成现场审核的，皇冠认证将按初次认证开展相关活动。（《规则》5.8.2、5.8释义）
6. 提前较短时间通知的审核：为调查投诉、安全事故，回应变更或追踪被暂停客户，皇冠认证可能在提前较短时间或不通知获证组织的情况下开展审核。（《规则》5.9.2）

（四）审核时间 （《规则》5.4.2、附录B）

1. 审核时间以“人日”计，1人日为8小时，不得通过增加工作日工作小时数减少审核人日数；若认证委托人工作日实际工作时间不足8小时，应延长现场审核天数以满足审核时间要求。
2. 认证委托人存在下列情况之一的，不得减少审核时间：

1. 一年内发生人员死亡的生产安全事故；
2. 一年内受到过与OH&S相关的行政处罚；
3. 存在危险化学品重大危险源。

注：危险化学品重大危险源的判定依据GB18218。（《规则》5.4.2.3）

3. 《规则》附录B《职业健康安全管理体系认证审核时间要求》中，有效人数与审核时间的对照表，相比认可规范新增15人以下归为一档；有效人数包括认证范围内涉及的所有人员（含每个班次的人员）。
4. 对于市场监管总局（国家认监委）或认可机构未明确审核时间要求的管理体系，职业健康安全管理体系不得与其实施结合审核，也不得通过结合审核减少审核时间。（《规则》5.4.2 释义1）

（五）审核实施过程（《规则》5.5）

1. 首末次会议的参与要求（《规则》5.5.3）

认证委托人的最高管理者、负有OH&S法律责任的管理者、OHSMS相关职能部门负责人、负责监视员工健康的人员、OH&S员工代表，应参加首、末次会议；皇冠认证将保留首、末次会议签到记录、图片/音像证明材料。认证委托人最高管理者无法参会的，应由获得书面授权的其他高级管理层成员参会，审核组将记录最高管理者缺席理由。

2. OH&S几类重要人员的面谈（《规则》5.5.4）

审核组应与以下五类人员面谈，面谈范围相比现阶段有所扩大：

1. 最高管理者和负有OH&S法律责任的管理者；
2. 负责OH&S的员工代表；
3. 负责监视员工健康的人员；
4. 管理人员、员工，包括从事与预防OH&S风险相关活动的人员、长期及临时员工；
5. 在认证委托人现场工作的承包方的管理者或员工（适用时）。

负有OH&S法律责任的管理者，指认证委托人的主要负责人（即安全生产第一责任人），对本组织安全生产工作全面负责，一般为生产经营单位中起决策作用的领导人，包括有限责任公司或股份有限公司的董事长、总经理，其他生产经营单位的厂长、经理、局长、矿长（含实际控制人）等。

3. 最高管理者的审核重点（《规则》5.5.5）

审核组应通过面对面访谈等形式，重点审核认证委托人最高管理者在OHSMS中发挥领导作用的情况，并保留现场图片/音像、审核记录等证明材料。最高管理者不熟悉本组织OH&S方针、OH&S目标，或未亲自参与、推动OHSMS实施的，认证审核不予通过。

4. 合规性（《规则》5.6释义）

第一阶段审核应确认认证委托人在适用的OH&S法律法规方面的合规情况，审查相关符合性证明材料，包括但不限于：适用时的建设项目安全设施“三同时”、建设项目职业病防护设施“三同时”相关材料；公安部门出具的认证委托人消防合格证明文件（如消防验收意见、消防验收备案凭证、消防检查记录等任意一项）。（释义5.6）

根据《工作场所职业卫生管理规定》《建设项目职业病危害风险分类管理目录》，认证委托人属于职业病危害风险严重行业的，需提供检测日期距审核日期一年内的职业病危害因素检测报告；属于职业病危害风险一般行业的，需提供检测日期距审核日期三年内的职业病危害因素检测报告。（释义5.6）

5. 审核终止情况（《规则》5.5.6、5.5.6释义6、5.6.2.4）

1. 认证委托人对审核活动不予配合，导致审核无法进行；
2. 认证委托人的最高管理者或经授权的高级管理层成员，缺席首、末次会议；
3. 认证委托人实际情况与申请材料存在重大不一致（指组织机构、场所、活动、认证范围内人员数量、产品和服务类型、管理体系运行时间等，与《规则》要求的申请材料不一致，导致审核组无法按原策划开展审核）；
4. 皇冠认证通过第一阶段审核，发现相关申请信息和文件资料存在虚假情况的，终止认证活动；
5. 其他导致审核程序无法完成的情况。

（六）认证证书

1. 认证证书的有效期（《规则》6.2.1、6.2.3）

认证证书有效期最长为3年；本规则实施后（2026年3月1日起），新签发的再认证证书有效期也不得超过3年。

未能在原认证证书到期前完成再认证决定的，获证组织OHSMS认证证书到期后自动失效；直至获得新签发的再认证证书，新证书终止日期不超过上一认证周期终止日期再加3年。

2. 认证证书编号规则（《规则》附录C）

认证证书编号由认证机构代码、发证年份号、OHSMS简写、顺序号、认证周期、认可机构代码和子证书号构成。

（七）获证后保持（《规则》5.3.4）

获证组织应遵守认证程序要求，如实提供相关材料和信息，通过OHSMS认证后持续有效运行体系，配合认证行政监管部门的监督检查，在广告、宣传等活动中正确使用认证证书、认证标志及相关信息，及时向皇冠认证通报OHSMS及“认证申请条件”中相关内容的变更情况，并承担因所选认证机构资质被撤销而导致认证证书无法使用的风险。

（八）认证记录保存（《规则》10.5）

获证组织应留存认证证书有效期内相应的认证记录，至少包括：

1. 认证合同；
2. 审核计划；
3. 首、末次会议签到表；
4. 不符合报告及原因分析、纠正措施；
5. 审核报告；
6. 暂停、撤销通知（适用时）。

（九）认证证书的暂停、撤销和注销（《规则》7.2、7.3、7.4）

1. 认证证书的暂停（《规则》7.2）

获证组织有下列情形之一的，皇冠认证将在调查核实后5日内暂停其认证证书，并保留相应证据：

1. OHSMS持续或严重不满足认证要求，包括OHSMS文件与实际业务运作严重脱离；
2. 不满足OHSMS适用的法律法规要求，且未采取有效纠正措施；
3. 受到与OH&S相关的行政处罚，且尚未完成整改；
4. 发生较大生产安全事故，反映OHSMS运行存在重大缺陷；
5. 拒绝配合市场监管部门的认证执法监督检查，或提供虚假材料、信息；
6. 持有的与OHSMS范围有关的行政许可文件、资质证书等过期失效；
7. 不能按规定时间间隔接受监督审核；
8. 未按相关规定正确引用、宣传获得的认证证书及相关信息（含认证证书和认证标志的使用）；
9. 不承担、履行认证合同约定的责任和义务；
10. 被有关行政监管部门责令停产停业整顿；
11. 发生与OH&S相关重大舆情；
12. 主动请求暂停；
13. 监督审核发现的严重不符合，其纠正措施未能在3个月内完成验证；
14. 其他应暂停认证证书的情形。

2. 认证证书的撤销（《规则》7.3）

《规则》明确，被撤销的认证证书失效且不可恢复。获证组织有下列情形之一的，皇冠认证将在获取相关信息并调查核实后5日内撤销其认证证书，并保留相应证据：

1. 被注销或撤销法律地位证明文件；
2. 被“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”列入严重违法失信名单，或被应急管理部门列入安全生产严重违法失信主体名单；
3. 认证证书暂停期限已满，但导致暂停的问题未得到解决或有效纠正；
4. 发生重大安全事故；
5. OHSMS未运行或已不具备运行条件；
6. 其他应撤销认证证书的情形。

3. 认证证书的注销（《规则》7.4）

获证组织主动申请不再保持认证证书的，皇冠认证将在确认不存在暂停、撤销情形后，注销其认证证书，并保留相应证据。

二、对贵组织的建议与要求

《规则》是认证活动必须遵守的法规性文件，对认证机构和认证客户均提出了更加明确、细化的要求。

请拟申请OHSMS认证的客户及OHSMS获证客户高度重视，组织相关人员认真学习，充分掌握认证工作的合规要求和风险，积极完善体系运行，提升相关人员能力，确保职业健康安全管理体系持续满足新版规则要求；并提前与皇冠认证联系安排认证事宜，避免造成认证证书暂停、撤销，以及被地方认证监管部门处罚。

三、《规则》有关要求的落实

为有效贯彻《规则》，皇冠认证将有序更新相关认证信息，包括但不限于：认证合同、认证证书模板及其他可能使用的文件。

关于认证证书编号规则的变更，皇冠认证将在2029年3月1日前，结合监督审核/再认证审核为获证组织更换认证证书。

随函附上《职业健康安全管理体系认证规则》（CNCA-OHSMS-01:2026）及其释义文件，敬请详细查阅。如有任何疑问，可随时与皇冠认证总部及各分支机构联系。

同时，感谢贵组织一直以来的信任与支持！

新版规则对认证机构和认证客户都提出了更加明确、严格的要求，为确保获证组织顺利完成新版规则的过渡，敬请贵组织重视本次规则的修订变化，并积极配合皇冠认证检验股份有限公司完成相关工作。

过渡期安排：2026年3月1日起新签发证书的编号、发证日期等信息将按新版规则执行；2029年3月1日前，所有在有效期内的证书将完成编号更新，确保符合规则要求，所有更换证书前，皇冠认证检验股份有限公司客户专员均会与贵组织提前沟通，确保不影响到贵组织证书的使用。

支持服务：新版规则的实施旨在提升职业健康安全管理体系认证的规范性与有效性，对贵组织的职业健康安全管理水平提升具有重要意义。期待与贵组织携手落实规则要求，共同推动职业健康安全管控能力升级。如对本告知书内容或新版规则有疑问，欢迎联系我们。