尊敬的认证委托人/获证组织:

国家认监委公告〔2025〕第16号《质量管理体系认证规则》将自2026年1月1日起实施，原旧版质量管理体系认证规则同步废止。新版规则是认证机构与获证组织开展认证活动的法定依据，为帮助贵组织精准把握规则变化，现将与贵组织密切相关的要求整理如下，敬请细致阅知并落实:

一、认证申请的必备条件及提交资料（规则5.1.2）

  1. 资质有效性：已取得合法主体资格证明，已取得相关法律法规规定的行政许可(适用时)，并处于有效期内;
  2. 体系运行基础：已按认证标准建立 QMS，且运行满三个月，认证申请时需提交相关证据；期间需完成至少1次内部审核与管理评审；
  3. 过往认证合规性：因获证组织自身原因认证证书被暂停、撤销已满一年,或原发证机构被国家认监委撤销资质已满三个月；
  4. 当前合规状态：当前未被行政监管部门责令停产停业整顿，未列入“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”的严重违法失信名单；
  5. 质量合规要求：一年内未发生被行政监管部门责令停产停业整顿的重大质量事故、申请认证范围内的产品未发生产品质量国家监督抽查不合格或已按相关规定整改合格的书面证据（适用时）。
  6. 资料真实性：所有资料需真实反映贵组织实际情况，不得存在虚假填报、篡改信息、隐瞒关键事实等情况。若第一阶段审核中发现相关申请信息和文件资料与实际情况存在虚假不符情况的，皇冠认证检验股份有限公司将终止本次认证活动。

二、关于认证费用支付(规则5.3.1)

认证费用应由认证委托人向皇冠认证检验股份有限公司直接支付。认证委托人应向皇冠认证检验股份有限公司直接支付认证费用,不得通过第三方支付。认证委托人的上级单位(如认证委托人所属的集团公司、事业单位、社会团体或机关)向皇冠认证检验股份有限公司支付费用是可接受的形式。

三、关于认证审核的安排要求

  1. 时长与覆盖要求：①审核时长按“人日”计算（1人日=8小时有效工作时间），若贵组织单日实际工作时长不足8小时，需延长审核天数以补足总时长；②审核现场需覆盖认证范围内的全部产品/服务、所有生产/服务班次，以及多场所组织的所有场所或分支机构，确保审核范围无遗漏。
  2. 各阶段审核要求：
    1. (规则5.6.1) 初次认证审核应分为两个阶段实施: 第一阶段审核和第二阶段审核。两个阶段审核时间间隔最短不应少于5日，最长不应超过6个月。
    2. (规则5.4.1.4)初次认证及再认证后的第一次监督审核应在认证证书签发之日起12个月内进行。此后，监督审核间隔不应超过12个月。一个认证周期内的审核方案中，应包括至少两次监督审核。超过监督审核间隔时间的，证书必须暂停并上报。暂停期满仍未执行监督审核的，证书必须撤销并上报。
    3. (规则5.8.2) 再认证审核应在获证组织现场进行，并应在认证证书到期前完成。获证组织应提前进行再认证审核的申请和安排，确保留有足够的时间在认证证书到期前完成再认证现场审核。不能在认证证书到期前完成现场审核的，应按初次认证审核重新认证。
    4. (规则5.9.3及释义)提前较短时间通知的审核：为调查产品投诉、质量事故、变更或有需要跟踪被暂停的认证证书，以及获证组织认证范围内的产品质量国家监督抽查中被查出不合格时，皇冠认证检验股份有限公司将在收到通报后启动实施提前较短时间通知的审核，审核前仅提前较短时间（一般为1-3日）通知，贵组织需配合做好现场准备。

四、关于现场审核对受审核组织的要求

  1. 前期准备：（规则5.4.5）现场审核开始前审核组会将审核计划提交给认证委托人/获证组织并经其确认。组织应确保所确定的审核时间生产或服务处于正常运行，无停产、停工情况；需提前协调相关部门人员（如技术、生产、质量等）在岗，配合审核组查核。
  2. (规则5.5.1)认证审核应在认证委托人的现场实施。
  3. 最高管理者的参与要求：(规则5.5.3) 审核组应会同认证委托人召开首、末次会议，认证委托人的最高管理者、相关职能部门负责人应参加首、末次会议，皇冠认证检验股份有限公司应保留首、末次会议签到记录、图片/音像证明材料。认证委托人/获证组织有特殊情况不能参加会议的，应在提前确认审核计划时通知审核组长，同时出具书面授权书（注明授权对象、说明缺席理由），委托其他高级管理层成员参会。授权书需经审核组确认。
  4. (规则5.5.4)审核组每次审核应对认证委托人的最高管理者以面对面访谈等形式进行重点审核，并保留现场图片/音像、审核记录等证明材料。最高管理者不熟悉组织自身的质量方针、质量目标，未亲自参与并推动QMS实施的，认证审核应不予通过。
  5. 不符合整改要求：对审核发现的不符合项，需在规定时限内（轻微不符合项一般为一个月；初次认证的严重不符合应在第二阶段审核结束之日起 6个月内；监督审核的严重不符合应在审核结束之日起3个月内；再认证审核的严重不符合应在原认证证书到期前）完成整改，并提交整改材料（包括原因分析、纠正措施、验证证据），经审核组长核验通过后方可继续推进认证；若逾期未完成整改并通过验证，皇冠认证检验股份有限公司将不授予/保持/更新认证资格。
  6. (规则5.5.5) 发生下列情况的，审核组将向皇冠认证检验股份有限公司报告后终止审核:
    1. 认证委托人对审核活动不予配合（如拒绝进入现场、不提供记录），审核活动无法进行；
    2. 认证委托人的最高管理者或经授权的高级管理层成员缺席首、末次会议；
    3. 认证委托人实际情况与申请材料有重大不一致；
    4. 其他导致审核程序无法完成的情况。

五、获证后的保持要求

  1. 体系持续运行：需确保管理体系持续符合认证标准及新版规则要求，定期开展内部审核与管理评审；若发生影响体系运行的重大变化（如业务调整、机构重组），需在变化发生后15日内通知皇冠认证检验股份有限公司，必要时需申请特殊审核。
  2. 认证证书和标志的使用：获证组织应正确使用QMS认证证书和认证标志，在广告等有关宣传中正确使用QMS认证标志，不得在产品上仅标注QMS认证标志，只有在注明获证组织通过QMS认证及皇冠认证检验股份有限公司名称的情况下，方可在产品包装上标注QMS认证标志。证书暂停、撤销或注销后，需立即停止使用证书及标志，不得继续用于广告宣传、产品包装等场景；若发现违规使用，皇冠认证检验股份有限公司将按合同约定追究责任。
  3. 信息通报义务：发生以下情况需及时通报皇冠认证检验股份有限公司：①相关资质到期、变更或被吊销；②被列入严重违法失信名单；③产品国家监督抽查不合格；④发生重大质量事故或舆情；
  4. 证书的暂停和撤销：
    1. 规则明确规定了适用暂停的十三类情形(详见规则7.2)、撤销的六类情形(详见规则7.3)，包括但不限于：QMS文件与实际运作严重脱节、未整改质量相关行政处罚、拒绝配合监管检查、发生重大质量舆情、未按规定接受监督审核等；若触发上述情形，皇冠认证检验股份有限公司将按规则要求暂停或撤销证书，并上报CNCA备案。
    2. (规则5.1.2(4)及释义)因获证组织自身原因，认证证书被暂停、撤销、注销满一年后，原获证组织方可重新申请认证。认证证书暂停期满后被撤销的，按认证证书被暂停的日期起算满一年。最常见的暂停原因，如: 不能按照规定的时间间隔接受监督审核的；不承担、履行认证合同约定的责任和义务的，属于获证组织自身原因。

六、新版规则过渡安排与支持措施

新版规则对认证机构和认证客户都提出了更加明确、严格的要求，为确保获证组织顺利完成新版规则的过渡，敬请贵组织重视本次规则的修订变化，并积极配合皇冠认证检验股份有限公司完成相关工作。

  1. 过渡期安排：2026年1月1日起新签发证书的编号、发证日期等信息将按新版规则执行；2029年1月1日前，所有在有效期内的证书将完成编号更新，确保符合规则要求，所有更换证书前，皇冠认证检验股份有限公司客户专员均会与贵组织提前沟通，确保不影响到贵组织证书的使用。
  2. 支持服务：新版规则的实施旨在提升质量管理体系认证的规范性与有效性，对贵组织的质量管理水平提升具有重要意义。期待与贵组织携手落实规则要求，共同推动质量管控能力升级。如对本告知书内容或新版规则有疑问，欢迎联系我们。